در قسمت جستجو از طريق بانك واژگان (فهرست) جستجوي موضوعها و كليدواژه‌ها بصورت فهرست الفبايي واژه‌ها امكان‌پذير است يعني واژه‌ها بصورت الفبايي حرف به حرف مرتب شده‌اند و جستجوگر مي‌تواند در قسمت نوار جستجو كه در پائين اين موضوعات طراحي شده موضوع خود را تايپ نمايد. سيستم طوري طراحي شده كه در موقع تايپ حرف به حرف كلمه در روي آن كلمه يا نزديكترين كلمه آن قرار مي‌گيرد و با كليك روي موضوع موردنظر عناوين مرتبط با آن موضوع بازيابي خواهند شد.

همین طور در فيلد جستجوي عنوان، نويسنده و نام نشريه نيز امكان بازيابي بصورت كليدواژه و محدود كردن كليدواژه با عملگرهاي بولين وجود دارد و جهت دسترسي آسانتر از فهرستها (بانك واژگان) هر قسمت نيز مي‌توان استفاده نمود. يعني قسمت فهرست عناوين كليه عناوين بصورت الفبايي حرف به حرف قرار گرفته‌‌اند و در قسمت نام نويسنده هم نام خانوادگي و نام بصورت الفباي حرف به حرف مرتب شده است و جهت آگاهي از فهرست نام نشرياتي كه مقالات آنها در لوح فشرده اسكن شده است از قسمت فهرست (بانك واژگان) نام نشريات استفاده مي‌شود.

مزايا

اين بانك اطلاعاتي بهترين استفاده‌اي كه دارد اين است كه باعث جلوگيري از اشغال فضا توسط نشريات بي‌شماري مي‌شود كه در عصر انفجار اطلاعات روزبه‌روز در حال افزايش هستند و كتابداران با مشكل نگهداري و حفاظت آنها مواجه‌اند و فضاي بسيار زيادي از كتابخانه را اشغال مي‌كنند. همچنين بازيابي مقالات و مطالب موردنظر از ميان اين نشريات بسيار مشكل و طاقت‌فرسا مي‌باشد. اين بانك اطلاعاتي باعث تسريع در بازيابي مقالات از طريق شناسه‌هاي مختلف شده است، يعني از طرق مختلف عنوان، نويسنده، موضوع، نام نشريه امكان بازيابي مطالب وجود دارد از مزاياي ديگر اين بانك اطلاعاتي كه بزرگترين مزيت آن مي‌باشد چاپ متن مقالات و يا ذخيره متن مقالات روي ديسك و يا سي‌دي‌ها و قابليت انتقال رايانه‌اي اطلاعاتي مي‌باشد. همچنين دستيابي به جديدترين اطلاعاتي مرتبط در رشته‌اي خاص نيز از مزاياي ديگر آن مي‌باشد كه جستجوگر مي‌تواند در رشتة خود به اطلاعات به روز و متعددي دسترسي پيدا كند و در كلية جوانب رشتة خود اطلاعات را مطالعه نمايد. همچنين در قسمت راهنماي نشريات اين امكان را براي كتابداران و ساير مراجعه‌كنندگان فراهم مي‌سازد كه از نام مدير مسئول، سردبير، زمينه فعاليت نشريه، تلفن، فاكس و آدرس نشريه آگاهي پيدا كنند و مشكل ارتباط با نشريات را برطرف مي‌كند و هر نشريه‌اي كه لازم باشد جهت غني ساختن كتابخانه تهيه و يا با آن نشريه مكاتبه مي‌نمايد.

معايب

اين بانك اطلاعاتي علي‌رغم همه مزايايي كه دارد جهت استفاده بهينه از آن نياز به تجديدنظر و بررسي بيشتر در قسمت‌هاي مختلف آن را دارد. از جمله معايب آن عبارتند از:
1. عدم امكان چاپ عناوين و نويسندگان مقالات به صورت خطي و ستوني، هرچند به ظاهر اين امكان براي چاپ عناوين طراحي گرديده ولي عملاً امكان چاپ از طريق آن امكان‌پذير نيست يعني اگر كسي نياز به عناوين مقالات داشته باشد نمي‌تواند اين عناوين را به صورت مجزا چاپ كند.
2. امكان نوشتن كليدواژه‌هاي مختلف بصورت لاتين وجود ندارد. هرچند كه اكثر مطالب ذخيره شده در آن به زبان فارسي مي‌باشد ولي امكان كاوش كلمه بصورت حروف لاتين در آن وجود ندارد.
3. در قسمت جستجو از طريق موضوعات براي  افراد مختلف كاري مشكل است زيرا اكثر افراد نمي‌دانند كه هر كليدواژه‌اي نمي‌تواند موضوع قرار گيرد و در اين قسمت از ارجاع هم استفاده نشده است.
4. در قسمت چاپ مقالات هم به دليل اسكن شده تصاوير امكان دخل و تصرف و تغيير خطوط در متن وجود ندارد و چاپ متن به يك صورت انجام مي‌پذيرد و در بعضي از تصاوير اسكن شده اشكال وجود دارد و قابل مطالعه نيستند.
5. البته در سي‌دي‌هاي جديد مقالاتي هم كه به صورت متني وارد شده‌اند با مشكل روبرو هستند كه اميد است اين مشكل در ويرايش (1382) جديد برطرف شود.
6. چون همه سي‌دي‌ها بر روي نرم‌افزار نصب مي‌شوند اگر شخصي بخواهد در يك محدوده زماني خاص مقالات را جستجو كند جهت غيرفعال كردن هر يك از سي‌دي‌هاي ماههاي قبل و بعد از آن زمان خاص وقت زيادي تلف مي‌شود.
7. از ديگر معايب آن اين است كه همه نشريات داخل كشور را دربرنمي‌گيرد.
8. امكان كليك كردن بر روي كلمات خاصي كه در داخل متن يا قسمتي ديگر وجود دارند نمي‌باشد. مثلاً اگر در رابطه با پرورش گوسفند كاوش مي‌كنيم اگر به كليدواژه‌اي ديگر در اين ارتباط در متن برخورد كنيم مثلاً بيماريهاي گوسفند نمي‌توانيم روي اين كليدواژه كليك كنيم تا منابع مرتبط با آن بازيابي شوند يعني متنها به صورت فعال عمل نمي‌كنند.
9. در قسمت جستجو از طريق فهرست (بانك واژگان) در فيلدهاي نام پديد‌آورنده و عنوان وقت بسيار زيادي تلف مي‌شود چون اين كليدواژه‌ها در بانك واژگان بسيار زياد هستند و زمان زيادي طول مي‌كشد كه فهرست آن بر روي صفحه مانيتور ظاهر گردد.
10. امكان چاپ يك قسمت خاص از يك صفحه نيز امكان‌پذير نمي‌باشد.
11. عدم امكان آگاه شده جستجوگر از تعداد صفحات موجود در بانك اطلاعاتي و در سطح گسترده‌تر و عدم آگاهي از تعداد كل صفحات يا تعداد مقالات اسكن شده بر روي سي‌دي‌ها از شماره اول تا آخرين شماره و يا مقالات موجود در هر سي‌دي خاص.

نتيجه‌گيري

با  توجه به مسائل و مشكلاتي كه در بخش نشريات كتابخانه‌ها وجود دارد اهميت اين بانك اطلاعاتي مشخص مي‌شود بانك اطلاعاتي نمايه رسانه‌اي مناسب براي نگهداري مقالات نشريات مي‌باشد كه كتابخانه‌ها مي‌توانند در بخش نشريات از آن استفاده نمايند چه به صورت چاپ متنهاي مقالات درخواستي و چه به صورت خدمات ارجاعي يعني مراجعه‌كننده مي‌تواند مقاله موردنياز خود را در شماره خاصي از نشريه بازيابي نمايد.

اكثر كتابخانه‌ها در بخش نشريات جهت نگهداري و سازماندهي مجلات و روزنامه با مشكل مواجه هستند اين بانك اطلاعاتي در هر سي‌دي كه مربوط به يك ماه خاص مي‌باشد هزاران صفحه را ذخيره مي‌نمايد كه اين كار هم باعث مي‌شود وظيفه حفظ و نگهداري مجلات بر دوش كتابدار سنگيني نكند و هم مراجعه‌كننده جهت بازيابي منابع خود به راحتي و به سرعت بتواند مقالات موردنياز خود را بازيابي نمايد و امكان ذخيره‌سازي و نگهداري متن مقالات و مجلات بسيار آسانتر است و براي مدت طولاني مي‌توانيم نشريات را نگهداري كنيم بدون اينكه نياز به روشهاي خاص براي جلوگيري از فرسودگي آنها بكار ببريم.

پيشنهادات
1) بهتر است مقالات به جاي اسكن به صورت متني درآيند تا از لحاظ دخل و تصرف در نوع چاپ با مشكل كمتري مواجه شويم.
2) در قسمت چاپ و ذخيره اطلاعات پيشنهاد مي‌گردد امكان چاپ و ذخيره مطالب به صورت اطلاعات كتابشناختي عنوان، نويسنده، نام نشريه و سال نشريه و چكيده مقاله امكان‌پذير شود.
3) در قسمت جستجو از طريق موضوع كه به صورت بانك واژگان نيز وجود دارد بهتر است بانك واژگان كليدواژه‌هاي عمومي نيز وجود داشته باشد تا همه افراد بتوانند از آن استفاده نمايند چون در قسمت موضوعات فقط افراد خاصي مثلاً كتابداران مي‌توانند از آن استفاده نمايند.
4) در قسمت محدود كردن كاوش در يك يا چند ماه خاص بايد ترتيبي اتخاذ گردد كه جستجوگر به راحتي بتواند مقالات چاپ شده در ماه خاصي را جستجو نمايد چون در اين ويرايش بايد مثلاً 40 بار كليك شود تا سي‌دي‌هاي مربوط به ماههاي قبل كاوش نگردد مثلاً فقط در سي‌دي 132 (اسفند 81) عمل بازيابي صورت گيرد.
5) جهت استفاده بيشتر از اين بانك بهتر است همه مراكزي كه نشريه منتشر مي‌كنند ملزم به ارسال يك نسخه از نشريه خود به مؤسسه اطلاع‌رساني نمايه باشند تا اينك بانك اطلاعاتي همه نشريات معتبر كشور را شامل شود.
6) بهتر است صفحات بصورت متن فعال (مثل صفحات وب) طراحي گردند كه امكان كليك كردن بر روي برخي اصطلاحات متن وجود داشته باشد.


منابع
1- دبيرخانة هيأت امناي كتابخانه‌هاي عمومي كشور (1370-1377) راهنماي استفاده از نشريه نمايه- مجله نمايه شماره 70-78ص.
2- دبيرخانة هيأت امناي كتابخانه‌هاي عمومي كشور (1382-1378) راهنماي استفاده از بانك اطلاعاتي نمايه- بروشور همراه بانك اطلاعاتي نمايه شماره 85-132.